如何使用CRM系统优化人力资源部门的工作
Posted: Sun Jan 05, 2025 6:37 am
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#crm
如何使用CRM系统优化人力资源部门的工作
尤利娅·皮扬科娃
Yulia Pyankova， CRM 和集成部门主管
2024 年 9 月 27 日
内容
职位空缺工作自动化
员工入职
优化内部业务流程
自动化是提高效率的重要一步
在我们的现实中，CRM 系统不仅是销售和营 玻利维亚 whatsapp 号码数据库 销部门的有效工具，人力资源专家也可以利用其功能来发挥自己的优势。
Completo CRM 和集成部门负责人 Yulia Pyankova讲述了如何自动化职位空缺和员工入职工作，以及如何将人力资源经理的内部业务流程整合到一个系统中。
职位空缺工作自动化
寻找员工不仅仅是发布职位空缺，而是一项涉及大量应用任务的大规模工作，需要人力资源专家投入时间和精力。
如果所有流程都手动执行，您可能会遇到许多困难：
难以跟踪候选人的进展。手动维护所有候选人的最新状态很困难，这会导致数据丢失和延迟。申请人的求职信、简历和文件通常位于不同的地方。档案、会计部门及时收集存在问题；
数据碎片化。简历和评论存储在不同的地方（邮件、电子表格），这会减慢筛选过程；
手动整理简历。每份文件都必须经过人工审核，找到合适的候选人需要很长时间；
没有自动提醒。跟踪重要日期和截止日期会增加错过关键阶段的可能性；
报告困难。收集已关闭职位和当前职位空缺的统计数据需要花费大量时间，并且通常是手动完成的。有多少职位空缺被填补，进行了多少次面试，收到了多少回复——所有这些信息都必须“手工”收集，这需要花费大量时间。
好消息是所有这些任务都可以自动化。
但请记住，自动化并不是一粒可以解决您所有问题的“灵丹妙药”：它会简化和加快流程，收紧必要的文件，而您仍将扮演控制者的角色。
有用的材料
实施CRM时如何避免员工的破坏
如何实现新职位空缺流程的自动化？
您可以使人力资源专家在招聘渠道的每个阶段的任务变得更加轻松。
招聘漏斗是一个逐步的招聘流程，包括申请人与公司互动的所有阶段，从回复到就业，甚至到入职。
让我们考虑实施自动化的所有阶段。
启动新职位空缺的申请。
部门负责人启动业务流程并在 CRM 中填写表格，其中指出职位空缺的主要参数：职位、部门、要求、薪资预算、搜索条件。在 CRM 中创建职位空缺申请卡，人力资源经理首先会看到该通知。
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图片来自作者的档案
发布职位空缺。
人力资源专家在各种平台上创建并发布职位空缺：专业网站、社交网络和内部门户。在此步骤中，您可以将 CRM 与职业门户集成，并自动接收有关候选人状态的报告。
例如，您可以将CRM与hh.ru网站集成，HR将在系统中看到传入的回复：这样您就可以在一个窗口中工作，而无需切换到第三方资源，这将节省时间并方便地选择合适的候选人。
在许多公司中，面试分几个阶段进行：与人力资源部门代表的面试，完成测试任务，与部门主管的对话，这些都在招聘渠道中概述。在 CRM 中，人力资源经理可以将包含候选人或职位空缺的卡片移至所需阶段。
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图片来自作者的档案
您可以方便地将多名候选人添加到职位空缺卡中，添加和删除字段，完全根据公司的需求进行自定义。
职位空缺结束后，它会转移到另一个员工入职渠道。
有用的材料
使用数字工具寻找员工：如何快速填补空缺
员工入职
入职培训是员工适应新工作场所的过程，其持续时间可能从一个月到一年不等，具体取决于公司的企业文化。
我们强调了人力资源经理面临的困难：
难以跟踪进度。如果没有自动化，就很难监控新员工处于哪个阶段、完成了哪些任务、错过了哪些任务。结果，出现错误或延误；
入职不一致。每个员工的适应过程都不同，手动跟踪进度极其困难。缺乏统一标准导致新员工的参与度和培训水平参差不齐；
增加了人力资源和管理人员的工作量。该过程需要人力资源专家持续关注：监控每个细节、回答问题、准备文件。这会造成额外的负担，尤其是在大规模招聘期间。
重要的是，每个员工都知道他在第一天、第一周、第一个月需要做什么。通常，由于无法适应，会出现快速裁员，尤其是在第一天的“离家出走”对于年轻一代来说是典型的，对他们来说，工作场所的舒适度很重要。
让我们看看CRM如何在不同阶段提供帮助。
员工离职前的准备工作。
收集文件并签署合同。 CRM系统可用于自动提醒员工提供文件。例如，发送一封模板信函，其中包含通过电子签名签署协议的说明；
设置工作场所。这包括在 CRM 中为 IT 部门启动一项任务，其中包含设置设备和在公司系统中创建帐户的详细信息；
团队通知。在 CRM 中为团队创建自动通知，包括公司聊天中有关新员工及其角色的消息。
训练和适应。
CRM 可以与学习管理系统 (LMS) 集成，自动为新员工分配课程，在他们需要学习时向他们发送通知，并跟踪他们的进度。
今年，Completo 单位培训了多批学员。我们想指出的是，即使在同一流中，受训者在该计划中也表现出不同的进展率。仅仅记住每个任务的完成程度是非常有问题的，因此我们使用 Wiki 程序中的知识库使这个过程变得更容易：
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图片来自作者的档案
我们的人力资源经理监控每位员工：他学了什么课、他通过了哪些考试以及他犯了哪些错误。同时，她不必每天发送培训材料，这节省了她在日常流程上的时间，让她可以将其花在更具创造性的任务上。
有用的材料
实施CRM时的主要错误以及如何避免：我们分析一个真实案例
优化内部业务流程
在每家公司，员工都可以休病假、假期或产假。这些操作涉及许多过程，需要大量的时间资源。
但 CRM 系统也可以提供帮助。
假期。优化：
自动化表格。员工通过 CRM 中的电子表格填写休假申请，该表格会自动检查数据的正确性并向经理发送批准请求。在 Kompleto 中，批准后，会向会计发送有关计算假期工资的通知和任务，并向员工发送有关需要在日历中标记日期的通知和任务，以便同事知道他缺勤，此时不会安排会议;
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图片来自作者的档案
通知和提醒。 CRM 自动通知经理有关新应用程序的信息，并创建有关需要验证的提醒；
与日历集成。与公司日历集成使您可以自动更新假期和替换计划。
请病假。在这里，CRM 还可以帮助进行分析：如果一名员工经常请病假，也许值得为他提供一个长假，而如果他明显不愿意履行职责，那么最好说再见。优化：
数字通知。员工通过 CRM 填写病假申请并附上证明：
#crm
如何使用CRM系统优化人力资源部门的工作
尤利娅·皮扬科娃
Yulia Pyankova， CRM 和集成部门主管
2024 年 9 月 27 日
内容
职位空缺工作自动化
员工入职
优化内部业务流程
自动化是提高效率的重要一步
在我们的现实中，CRM 系统不仅是销售和营 玻利维亚 whatsapp 号码数据库 销部门的有效工具，人力资源专家也可以利用其功能来发挥自己的优势。
Completo CRM 和集成部门负责人 Yulia Pyankova讲述了如何自动化职位空缺和员工入职工作，以及如何将人力资源经理的内部业务流程整合到一个系统中。
职位空缺工作自动化
寻找员工不仅仅是发布职位空缺，而是一项涉及大量应用任务的大规模工作，需要人力资源专家投入时间和精力。
如果所有流程都手动执行，您可能会遇到许多困难：
难以跟踪候选人的进展。手动维护所有候选人的最新状态很困难，这会导致数据丢失和延迟。申请人的求职信、简历和文件通常位于不同的地方。档案、会计部门及时收集存在问题；
数据碎片化。简历和评论存储在不同的地方（邮件、电子表格），这会减慢筛选过程；
手动整理简历。每份文件都必须经过人工审核，找到合适的候选人需要很长时间；
没有自动提醒。跟踪重要日期和截止日期会增加错过关键阶段的可能性；
报告困难。收集已关闭职位和当前职位空缺的统计数据需要花费大量时间，并且通常是手动完成的。有多少职位空缺被填补，进行了多少次面试，收到了多少回复——所有这些信息都必须“手工”收集，这需要花费大量时间。
好消息是所有这些任务都可以自动化。
但请记住，自动化并不是一粒可以解决您所有问题的“灵丹妙药”：它会简化和加快流程，收紧必要的文件，而您仍将扮演控制者的角色。
有用的材料
实施CRM时如何避免员工的破坏
如何实现新职位空缺流程的自动化？
您可以使人力资源专家在招聘渠道的每个阶段的任务变得更加轻松。
招聘漏斗是一个逐步的招聘流程，包括申请人与公司互动的所有阶段，从回复到就业，甚至到入职。
让我们考虑实施自动化的所有阶段。
启动新职位空缺的申请。
部门负责人启动业务流程并在 CRM 中填写表格，其中指出职位空缺的主要参数：职位、部门、要求、薪资预算、搜索条件。在 CRM 中创建职位空缺申请卡，人力资源经理首先会看到该通知。
未命名 - 2024-09-27T140014.859.png
图片来自作者的档案
发布职位空缺。
人力资源专家在各种平台上创建并发布职位空缺：专业网站、社交网络和内部门户。在此步骤中，您可以将 CRM 与职业门户集成，并自动接收有关候选人状态的报告。
例如，您可以将CRM与hh.ru网站集成，HR将在系统中看到传入的回复：这样您就可以在一个窗口中工作，而无需切换到第三方资源，这将节省时间并方便地选择合适的候选人。
在许多公司中，面试分几个阶段进行：与人力资源部门代表的面试，完成测试任务，与部门主管的对话，这些都在招聘渠道中概述。在 CRM 中，人力资源经理可以将包含候选人或职位空缺的卡片移至所需阶段。
未命名 - 2024-09-27T140019.354.png
图片来自作者的档案
您可以方便地将多名候选人添加到职位空缺卡中，添加和删除字段，完全根据公司的需求进行自定义。
职位空缺结束后，它会转移到另一个员工入职渠道。
有用的材料
使用数字工具寻找员工：如何快速填补空缺
员工入职
入职培训是员工适应新工作场所的过程，其持续时间可能从一个月到一年不等，具体取决于公司的企业文化。
我们强调了人力资源经理面临的困难：
难以跟踪进度。如果没有自动化，就很难监控新员工处于哪个阶段、完成了哪些任务、错过了哪些任务。结果，出现错误或延误；
入职不一致。每个员工的适应过程都不同，手动跟踪进度极其困难。缺乏统一标准导致新员工的参与度和培训水平参差不齐；
增加了人力资源和管理人员的工作量。该过程需要人力资源专家持续关注：监控每个细节、回答问题、准备文件。这会造成额外的负担，尤其是在大规模招聘期间。
重要的是，每个员工都知道他在第一天、第一周、第一个月需要做什么。通常，由于无法适应，会出现快速裁员，尤其是在第一天的“离家出走”对于年轻一代来说是典型的，对他们来说，工作场所的舒适度很重要。
让我们看看CRM如何在不同阶段提供帮助。
员工离职前的准备工作。
收集文件并签署合同。 CRM系统可用于自动提醒员工提供文件。例如，发送一封模板信函，其中包含通过电子签名签署协议的说明；
设置工作场所。这包括在 CRM 中为 IT 部门启动一项任务，其中包含设置设备和在公司系统中创建帐户的详细信息；
团队通知。在 CRM 中为团队创建自动通知，包括公司聊天中有关新员工及其角色的消息。
训练和适应。
CRM 可以与学习管理系统 (LMS) 集成，自动为新员工分配课程，在他们需要学习时向他们发送通知，并跟踪他们的进度。
今年，Completo 单位培训了多批学员。我们想指出的是，即使在同一流中，受训者在该计划中也表现出不同的进展率。仅仅记住每个任务的完成程度是非常有问题的，因此我们使用 Wiki 程序中的知识库使这个过程变得更容易：
未命名 - 2024-09-27T140959.385.png
图片来自作者的档案
我们的人力资源经理监控每位员工：他学了什么课、他通过了哪些考试以及他犯了哪些错误。同时，她不必每天发送培训材料，这节省了她在日常流程上的时间，让她可以将其花在更具创造性的任务上。
有用的材料
实施CRM时的主要错误以及如何避免：我们分析一个真实案例
优化内部业务流程
在每家公司，员工都可以休病假、假期或产假。这些操作涉及许多过程，需要大量的时间资源。
但 CRM 系统也可以提供帮助。
假期。优化：
自动化表格。员工通过 CRM 中的电子表格填写休假申请，该表格会自动检查数据的正确性并向经理发送批准请求。在 Kompleto 中，批准后，会向会计发送有关计算假期工资的通知和任务，并向员工发送有关需要在日历中标记日期的通知和任务，以便同事知道他缺勤，此时不会安排会议;
未命名 - 2024-09-27T141736.781.png
图片来自作者的档案
通知和提醒。 CRM 自动通知经理有关新应用程序的信息，并创建有关需要验证的提醒；
与日历集成。与公司日历集成使您可以自动更新假期和替换计划。
请病假。在这里，CRM 还可以帮助进行分析：如果一名员工经常请病假，也许值得为他提供一个长假，而如果他明显不愿意履行职责，那么最好说再见。优化：
数字通知。员工通过 CRM 填写病假申请并附上证明：